Heb je nog veel te doen voor je vakantie en zie je door de bomen het bos niet meer? Dan kan het behoorlijk lastig zijn om stressvrij je vakantie in te gaan. Het kan je enorm helpen om prioriteiten te stellen. Dat helpt je om je werk efficiënt en effectief te doen. Bovendien kun je ook de hulp inschakelen van je collega’s. Maar hoe doe je dat, en welke taak past bij wie? Zó bepaal je dat:
Bepaal wat urgent én belangrijk is
Ken je het verschil tussen urgente en belangrijke taken? Urgente taken zijn tijdsgevoelig en moeten op korte termijn uitgevoerd worden. Belangrijke taken dragen bij aan je lange termijndoelen. Dat ziet er volgens de Eisenhower Matrix zó uit:
Inschatten hoeveel tijd een taak kost
Heb je helder welke taken urgent en belangrijk zijn? Dan is het tijd om aan de slag te gaan. Bepaal hoeveel tijd je taken kosten en maak een realistische planning. Begin met het opdelen van grote taken in kleinere stappen. Schat vervolgens per stap in hoeveel tijd het kost. Wees daarbij eerlijk en houd rekening met mogelijke onderbrekingen of tegenslagen. Heb je al eerder soortgelijke taken uitgevoerd? Kijk dan hoeveel tijd je daarmee kwijt was en maak op basis daarvan je inschatting.
Effectief delegeren
Delegeren, oftewel taken bij je collega’s neerleggen, kan jouw werkdruk aanzienlijk verminderen. Bovendien helpt het om taken op tijd af te krijgen. Beschik jij over een functie waarin je kunt delegeren? In deze 3 stappen leer je dat op een effectieve manier te doen:
- Bepaal welke taken te delegeren zijn. Dat doe je met bovenstaande matrix.
- Kies de juiste collega. Wie heeft welke ervaringen en vaardigheden? Wie heeft de benodigde kennis? En niet te vergeten: wie is beschikbaar om de taak over te nemen?
- Wees duidelijk en specifiek. Geef duidelijke instructies en zorg dat je collega weet wat er verwacht wordt.
Het begint en eindigt met communicatie
Bespreek van tevoren goed wat er van je collega’s verwacht wordt en bespreek deadlines. Check ook tussentijds even in bij je collega’s om te zien hoe de taak verloopt. Zo zorg je ervoor dat gedelegeerde taken op schema blijven.
Heb je hulp nodig bij het prioriteiten stellen, of delegeren van taken? Dat is helemaal niet gek. Ook daarvoor kun je terecht bij Jouw Toekomst Adviseur. We helpen je graag!
